Insight: So sind wir im Homeoffice produktiv & gut vernetzt

Als Team arbeiten trotz Social Distancing ist aktuell eine Herausforderung für viele Unternehmen – auch für uns von blink.it! Im Artikel verraten wir dir unsere spontanen und kreativen Lösungen, wie wir auch im Homeoffice produktiv und gut vernetzt weiter arbeiten.

Seit knapp 3 Wochen befindet sich unser gesamtes blink.it-Team im Homeoffice, wie aktuell wahrscheinlich viele andere Unternehmen auch. Heute möchten wir dir Tools und Tricks zeigen, die uns dabei unterstützen, trotz “Social Distancing” als Team weiterhin produktiv zusammenzuarbeiten.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg!

Auch im Büro ist der Austausch mit dem gesamten Team für uns besonders wichtig, das halten wir Zuhause natürlich genauso bei. Da viele unserer (Kommunikations-)Prozesse sowieso schon online ablaufen, war dieser Umstieg nicht ganz so schwer für uns. Diese 5 Maßnahmen für mehr Produktivität und Teamgefühl im Homeoffice haben uns die Umstellung auf Remote-Arbeit deutlich erleichtert:

  1. Direkte Kommunikation im gesamten Team

Für den schnellen Austausch mit den anderen Kollegen nutzen wir gerne den Messenger-Dienst Slack. Der Vorteil: Du kannst nicht nur mit einzelnen Personen chatten, sondern auch in Gruppen oder zu spezifischen Themen – den sogenannten Channels. Slack gibt es nicht nur als Webversion, du kannst dir eine Desktop-App herunterladen oder diese direkt auf deinem Smartphone installieren (aus meiner eigenen Erfahrung ist das besonders praktisch, wenn dir Zuhause mal das Internet zusammenbricht und du auf mobiles Internet angewiesen bist 😉).

Um auch hier möglichst transparent zu arbeiten, haben wir aktuell die Regelung, dass wir in unserem Status festhalten, ob wir uns im Homeoffice 🏡, in Pause ⏸ oder im Büro 💼 befinden. Wer gerade nicht erreichbar ist, fügt eine kurze Notiz hinzu, wann er oder sie wieder verfügbar sein wird. So wissen wir alle, wann mit einer Antwort zu rechnen ist.

Wir bleiben via Slack in Kontakt, wie du siehst sind alle im Homeoffice. // Quelle: blink.it

  2. Interne Absprachen in den einzelnen Teams

Eine Sache, die sich durch das Team-Homeoffice verändert hat, ist die Häufigkeit der Absprachen. Was im Büro mal schnell beim Kaffee holen besprochen wurde, muss nun remote geschehen. Jeder Bereich trifft sich deshalb einmal pro Tag (digital), um spezifische Themen zu besprechen.

Unser Marketing-Team trifft sich beispielsweise immer nach dem Mittagessen, um sich zu den aktuellen Aufgaben des Tages auszutauschen und künftige Projekte zu planen. Auch diese Kurzabsprachen halten wir meist über Zoom ab.

  3. Tägliches Gruppenmeeting mit allen Kollegen

Das “daily huddle” ist fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags bei blink.it: Jeden Mittag vor der Mittagspause versammeln sich alle Kollegen und berichten darüber, an was sie heute arbeiten. Dieses Treffen findet aktuell natürlich digital statt. Dafür nutzen wir Zoom, da dort mehrere Personen an einer Videokonferenz teilnehmen können. In diesen 10 Minuten bekommen alle aus dem Team einen groben Einblick, was die anderen so machen – Erfolge und Probleme können so dem gesamten Team mitgeteilt werden.

Zusätzlich hatte unser Kollege Dennis die tolle Idee, unser gemeinsames Mittagessen auch digital via Video-Call aufrechtzuerhalten. Wir haben also einen digitalen Raum, den jeder zur Mittagspause betreten kann, um sich mit den Kollegen auszutauschen.

Tägliche Meetings funktionieren auch remote via Zoom. // Quelle: blink.it

  4. Zentrales Tool zur Verwaltung der Tasks

Wenn es um Aufgaben geht, die im Team bearbeitet werden, gibt es für uns ein unglaublich wichtiges Tool: GetFlow. An diesem zentralen Ort legen wir Projekte mit entsprechenden Subtasks an, die verschiedenen Teammitgliedern zugeordnet werden. So behalten wir auch voll-digital bei großen Projekten immer den Überblick – und jedes Teammitglied weiß genau, was zutun ist.

Natürlich könnten wir kleinere Aufgaben auch via Slack-Chat kommunizieren. Allerdings besteht dort die Gefahr, dass wichtige Informationen untergehen.

  5. Digitale Datenspeicherung in der Cloud

Damit wir jederzeit und überall auf die wichtigsten internen Dokumente zugreifen können, haben wir diese in der Cloud gespeichert – natürlich DSGVO konform. Für Fragen und Probleme gibt es das zentrale blink.it Hub, wo wir wichtige Informationen, Anleitungen und Prozessdokumentationen sammeln.

Zusätzliche Infos finden sich außerdem in unseren eigenen blink.it-Kursen, die wir zur internen Weiterbildung gerne nutzen. Bei Fragen schaue ich ab und zu in meinen persönlichen Onboarding-Kurs, in dem meine Kollegin Laura alle wichtigen Infos zum Arbeiten im Marketing zusammengetragen hat und in kleinen Videos erklärt. Dort sind auch alle wichtigen Tools für unsere Arbeit im Team verlinkt.

Mein persönlicher Onboarding-Kurs bei blink.it. // Quelle: blink.it

Wie du siehst spielen Meetings für unsere Arbeit eine zentrale Rolle, der Austausch im Team liegt uns aktuell besonders am Herzen. Wir sind davon überzeugt, dass wir nur produktiv sind, wenn wir den Fokus unserer Arbeit nicht aus dem Auge verlieren.

• Die regelmäßigen Absprachen helfen uns dabei, unsere Ziele zu erreichen.
• Bei Fragen und Problemen greifen wir auf unsere internen Hilfeseiten und Kurse zurück, dadurch ist das Arbeiten im Homeoffice problemlos möglich.
• Die regelmäßigen Video-Calls sorgen im Zuhause sogar für ein bisschen Büro-Feeling 🙂

Wie sind denn deine Erfahrungen mit Homeoffice? Klappt der Austausch mit deinen Kollegen und Mitarbeitern genauso gut wie bei uns? Hast du irgendwo Probleme? Teile uns gerne deine Gedanken in den Kommentaren mit!

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