Neue Mitarbeitende im Unternehmen willkommen zu heißen ist ein wichtiger Bestandteil im Onboardingprozess. Dabei steht neben der inhaltlichen Einarbeitung auch das persönliche Kennenlernen im Vordergrund. Schließlich möchtest du eine gute Basis für die zukünftige Zusammenarbeit mit deinem Team schaffen. In diesem Artikel erfährst du, wie wir bei blink.it das Onboarding und die Integration neuer Mitarbeiter auf die Bedürfnisse der Teammitglieder anpassen. Welche Erfahrungen ich damit gemacht habe berichte ich anhand von Praxisbeispielen.
Personalisiertes Onboarding klingt zunächst nach viel Arbeit. Doch die Mühe lohnt sich! Je nach Abteilung und Phase sollte das Onboarding individuell auf den Aufgabenbereich der mitarbeitenden Person angepasst werden. Jeder hat unterschiedliche Lernmethoden, die er oder sie bevorzugt. Die Vorbereitung eines Einarbeitungsplans für das Onboarding wird schnell zeitintensiv, doch: Je besser die Vorbereitung, desto schneller finden sich neue Mitarbeitende im Unternehmen zurecht. Die Vorbereitungszeit wird in neue Mitarbeitende investiert, ist also nicht verschwendet.
Nicht nur die in das Onboarding investierte Zeit spielt eine Rolle. Schließlich investieren die Verantwortlichen für das Onboarding, sowie die neuen Teammitglieder, viel Zeit in diese Einarbeitungsphase. Werden diese ersten Wochen sinnvoll genutzt, profitieren am Ende alle davon. Personalisiertes Onboarding bringt aber noch weitere Vorteile mit sich:
Immer wieder bestätigt die Wissenschaft, dass Menschen individuelle Lernstile haben und diese auch berücksichtigt werden sollten, denn so wird der maximale Lernerfolg erreicht. Gerade im Onboarding ist das relevant, denn auch hier lernen deine neuen Mitarbeitenden. Und das sowohl inhaltlich als auch interpersonell. Frage deine neuen Teammitglieder zum Beispiel direkt zu Beginn des Onboardings, mit welcher Lernmethode sie sich am wohlsten fühlen und entwickle darauf basierend kreative Onboarding-Ideen. Das kann in einem kurzen Gespräch oder Quiz stattfinden. Im Sinne von personalisiertem Lernen kommt es darauf an, Lernerfolge auf Mitarbeitende anzupassen.
Inhalte im Vorhinein auf neue Mitarbeitende anzupassen ist erstmal zeitaufwendig, doch steht der Plan fürs Onboarding einmal, finden sich neue Mitarbeitende schneller zurecht. Schließlich sind die Inhalte auf eine spezielle Stelle, bzw. Person zugeschnitten. Dadurch können sie in kürzester Zeit Aufgaben selbst übernehmen und haben durch ihre Onboardinginhalte eine Anlaufstelle, wo sie erste Hilfestellungen und Antworten auf Fragen finden. So entlastest du sowohl deine neuen Mitarbeitenden als auch die Onboardingpartner aus dem bestehenden Team.
Bei standardisierten Onboardings, wird der Plan nicht auf die Stelle im Speziellen zugeschnitten und Mitarbeitende haben keinen Leitfaden oder Checkliste, an der sie sich orientieren können. Neue Mitarbeitende zwar eine Stütze durch Inhalte, jedoch sind diese zu allgemein. Das führt zu mehr Unsicherheiten, denn Hilfestellungen sind nicht konkret genug und helfen in der aktuellen “Problemsituation” nicht weiter. Werden neue Mitarbeitende mit personalisiertem Onboardings begleitet, können diese schneller eigenständig Arbeiten. So spart das Unternehmen Kosten ein.
Durch unterschiedliche Teambuilding-Maßnahmen haben neue Mitarbeitende die Chance, ihre Kollegen besser kennenzulernen. Das stärkt nicht nur das Team an sich, sondern fördert zusätzlich die Arbeitsatmosphäre. Schließlich erfahren die “Neuen” mehr über ihre Kollegen und umgekehrt. Dadurch lernen alle Beteiligten besser abzuschätzen, wo die Stärken und Schwächen der anderen liegen. Neue Mitarbeitende fühlen sich so in das Team eingebunden, was die Arbeitsmotivation steigert. Unsicherheiten werden schneller überwunden, weil sich neue Teammitglieder mehr mit einbringen.
Diese Vorteile zeigen ganz klar: Onboarding zu individualisieren bietet sowohl einen Mehrwert für die neuen Teammitglieder, als auch für das Unternehmen. Dabei wird das Ziel verfolgt, neue Mitarbeitende schnell in das Team zu integrieren, damit sie möglichst schnell eigene Aufgabenbereiche übernehmen. Nur so bringen sie sich aktiv in das Unternehmen mit ein und können ihr Potential entfalten. Wie das bei blink.it abläuft, zeige ich dir anhand meines Onboardings. Dieses bestand aus vier Schwerpunkten, die ich dir im Folgenden vorstelle:
Bereits am ersten Arbeitstag habe ich einen festen Ansprechpartner zugewiesen bekommen, der mir zu Unterstützung zur Verfügung stand. Von Anfang an eine feste Person zu haben, mit der ich mich austauschen konnte, hat geholfen, die blink.it-Arbeitsweise besser zu verstehen und zu verinnerlichen. Zusätzlich war ich direkt in das Team mit eingebunden und hatte nie das Gefühl eine Außenstehende, bzw. “die Neue” zu sein. Diese Sicherheit schenkte mir mehr Selbstbewusstsein und ich konnte mich direkt kreativ und inhaltlich einbringen.
Eigenständig Aufgaben erledigen zu können und dabei von Beginn an einen eigenen Bereich zu haben, ist essentiell für die Arbeitsmotivation. Im blink.it-Team hat jeder seine Stärken und dementsprechend individuelle Aufgabenbereiche. So kann sich jeder in dem was er oder sie tut voll entfalten. Das fördert dementsprechend auch die Freude und Lust auf das Arbeiten. Eigenständig Arbeiten konnte ich vor allem dank der Lernbibliothek, die auf meine Aufgabenbereiche angepasst wurde. Hier fand ich Leitfäden und Links, die mir bei Fragen zunächst halfen. Auch wichtige Dokumente oder blink.it-Kurse sind hier verlinkt, sodass ich schnell finde, wonach ich suche.
Regelmäßiges und konstruktives Feedback ist entscheidend für den Lernerfolg. Deshalb wird bei blink.it speziell im Onboarding auf ausreichend Feedback geachtet. Dieses habe ich beispielsweise in Form von Reviews (für Blogartikel) oder in Form von Quizzen über die blink.it-Plattform erhalten. Zusätzlich war ein Zeitblocker am Ende jedes Arbeitstages für ungeklärte Fragen eingeplant.
Außerdem gehörte zu meinen Aufgaben unter anderem, ein Videotagebuch am Ende jedes Arbeitstages zu führen. Meine Kollegin Corinna hat zu diesem Thema vor kurzem einen Artikel veröffentlicht: Methoden im Onboarding – Das Videotagebuch
In meinem Videotagebuch reflektierte ich den Tag innerhalb eines 2 Minuten-Videos anhand folgender Fragen:
Dieses Feedback ist nicht nur sinnvoll für einen selbst, sondern lässt auch Kollegen an meinem Onboarding teilhaben, die sonst nicht viel mit mir zusammenarbeiten.
Gemeinsame Events stärken den Zusammenhalt innerhalb des Teams und fördern eine lockere Arbeitsatmosphäre. Das konnte ich noch vor meinem ersten Arbeitstag bei blink.it selbst miterleben. Denn noch vor dem ersten Bürotag, habe ich an dem jährlichen Sommercamp teilgenommen und einen Ausflug mit dem kompletten Team gemacht. Aber auch schon ein gemeinsames Mittagessen stärkt das Teambuilding, da wir im Team gemeinsam im Büro essen und uns somit auch abseits von Arbeitsinhalten austauschen. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, woran die Kollegen gerade arbeiten, findet täglich unser Mittags-Meeting (Daily Huddle) statt. Hier wird nicht nur der Fokus für den jeweiligen Tag besprochen, sondern auch Probleme oder Teilenswertes.
Wenn ich meine ersten Wochen rückblickend betrachte, kann ich festhalten, dass mir personalisiertes Onboarding den Start erleichtert hat und ich mich gut in die Prozesse bei blink.it eingefunden habe. Da das Onboarding auf meine Aufgabenbereiche zugeschnitten wurde, ist es mir leicht gefallen mich schnell an die blink.it-Arbeitsweise zu gewöhnen. Von Anfang an in das Team integriert zu sein, hilft die eigene anfängliche Schüchternheit zu überwinden und so voll in der eigenen Arbeit aufzugehen. Ebenfalls wichtig ist es, für klare Aufgabenbereiche Verantwortung zu übernehmen, denn eigenständiges Arbeiten sollte das Resultat eines jeden Onboardings sein.
Obwohl ich zuvor noch nicht mit blink.it gearbeitet habe und andere Lernplattformen wie z. B. Moodle nur aus dem Studium kenne, habe ich mich schnell auf der Plattform zurecht gefunden. Mein Onboarding bestand nicht nur aus Präsenz-Sessions, sondern wurde auch digital von Lernbibliotheken und blink.it-Kursen unterstützt. Es hat mir viel Spaß gemacht, unser Tool zu nutzen und so aus Anwendersicht kennenzulernen. Die blink.it-Plattform hat den Onboarding-Prozess unterstützt und mir geholfen selbst ein Blinkie zu werden! 😃
Mein Fazit in einem Satz: Personalisiertes Onboarding hat mir dabei den Start bei blink.it erleichtert und mir geholfen, mich gut und schnell in die Prozesse einzufinden. Insbesondere der Mix aus Online und Präsenz hat die ersten Wochen abwechslungsreich gemacht.